Carlos Miguel Muñoz Domínguez
notario de Morales
Entre los muchos trámites que se realizan en una notaría, encontramos el diligenciamiento de cartas notariales, cuya finalidad es la de hacer llegar dicho documento a la dirección del destinatario que aparece consignada en la carta.
Sin embargo, muchos de los usuarios creen que, por el sólo hecho de llevar el nombre de “carta notarial”, se trata de un documento de redacción notarial. Ello es totalmente equivocado, puesto que dentro de todas las prohibiciones que establece la Ley al notario, está el ejercicio de la abogacía, excepto en causa propia, de su cónyuge o de sus ascendientes, descendientes o parientes consanguíneos o afines dentro del cuarto y segundo grado, respectivamente; y es que redactar una carta notarial implica ejercicio de la abogacía materializado en el asesoramiento legal que se brinda pese a no llevar la firma o rubrica del notario como abogado en el documento. De suceder algo así, estaríamos frente al menoscabo del ejercicio de la función notarial, ya que esta se presta de manera imparcial, lo que en términos de un dicho jurídico se entendería como que, el notario no puede ser juez y parte a la vez.
Asimismo hay que precisar que una carta notarial, solo juega el papel de una notificación con fecha cierta y su destino es el domicilio del destinatario, no importando si es o no recibida por el mismo o si ésta es dejada bajo puerta, lo importante es la fe del notario de haber cumplido con la entrega en el domicilio, bastando dejar constancia de las circunstancias del diligenciamiento o su entrega en el duplicado que devolverá al interesado, ya que ello servirá de medio probatorio, y establecerá certeza en cuanto a su fecha para los fines que se requiera, que en algunos casos tendrá sustento legal, y en otros servirá como medio para dar a conocer algo. Por ejemplo, el artículo 1429 del código civil prescribe la necesidad de cursar una carta notarial al obligado de una prestación para hacerle saber que si en el plazo máximo de 15 días no llegase a cumplir dicha obligación se procederá a la resolución del contrato de pleno derecho. En otros casos, también servirá para dejar constancia de la manifestación de la voluntad, por ejemplo en una contratación entre ausentes producto de la celebración de un contrato de opción.
Respecto a la diligencia esta debe realizarse dentro de los límites de la jurisdicción del notario, es decir, a nivel provincial no obstante la localización distrital en la que se encuentre ubicado el notario; sin embargo, podrá cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera de su jurisdicción, agregando al duplicado que devolverá a los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo.
Finalmente cabe indicar que el notario no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente; pero si tiene la obligación de llevar un registro en el que anotará, en orden cronológico, la entrega de cartas o instrumentos notariales, el que expresará la fecha de ingreso, el nombre del remitente y del destinatario y la fecha del diligenciamiento.